Erneut auf der Tagesordnung: Ratsinformationssystem

Heute erreicht mich ein Schreiben der Gemeindeverwaltung (das an alle Ratsmitglieder geht), die anregt, in Langerwehe nun endlich ein Ratsinformationssystem einzurichten. Das sehr umfangreiche Schreiben listet noch einmal strukturiert alle Vorzüge auf, die ein solches System bietet. Ich möchte mich insofern auf die für mich wesentlichen Aspekte konzentrieren, die gleichsam auch Bürger überzeugen sollten:

1. Die Umstellung auf das elektronische System kann Kosten sparen, weil Zustellung und Ausdruck schriftlicher Unterlagen (teilweise) wegfallen. In einer finanziell angeschlagenen Gemeinde wie Langerwehe muss daher geprüft werden, ob durch die Einführung Kosten gespart werden können (wie etwa in Düren) – falls ja, darf man ein solches System nicht leichtfertig abtun.
2. In den Arbeitsprozessen profitieren die Fraktionen davon, dass Vorgänge besser zurück zu verfolgen und getroffene Beschlüsse zu verifizieren sind. Aktuell, wenn man manche Vorgänge prüfen möchte, muss man Unterlagen der letzten 10 Jahre zusammensuchen, die mitunter erst einmal gefunden werden wollen. Das elektronische System bietet hier eine ganz neue Form der Qualität der Arbeit im Gemeinderat.

Als wesentlicher Nachteil wird von manchen empfunden, dass die elektronischen Dokumente eine gewisse Hardware voraussetzen und manch einer schreckt auch davor zurück, zu lernen, wie man diese nutzt. Insofern kann ich erst einmal nach Düren verweisen, wo man laut Presse verlauten lässt:

«Man muss kein Technik-Junkie sein, um das System zu verstehen. Es ist so einfach, dass es jeder mit PC-Grundkenntnissen nutzen kann», versichert Floßdorf, der die papierlose Ratsarbeit mit vier Kollegen seit einem Jahr getestet hat und nur Vorteile sieht.

Das kann ich nur bestätigen. Unsere Fraktion hat bekanntlich (auf eigene Kosten) alle Mitglieder inzwischen mit entsprechender Hardware ausgestattet. Die Dokumente werden von uns in Eigenregie eingescannt und als PDF auf dem Tablet-PC genutzt. Dabei werden Notizen direkt in den Dokumenten auf dem Tablet-PC gemacht, eine Eingewöhnungsphase zur Bedienung dauert normalerweise nur wenige Tage. Ohne Werbung machen zu möchten: Jedenfalls bei dem von uns favorisierten iPad war das Studium von Bedienungsanleitungen überflüssig, allerdings profitierten wir davon, dass ich meine Erfahrung aus unserer Kanzlei (wir arbeiten seit Erscheinen des iPads damit) direkt einfliessen lassen konnte, die ich aber natürlich gerne auch mit den anderen Fraktionen teile.

Ein weiterer Nachteil ist angeblich, dass die einzelnen Mitglieder des Gemeinderats sich hinter „Laptops verstecken“, das habe ich so schon mehrfach gelesen. Hinsichtlich Laptops kann das ein Argument sein – und die Atmosphäre in solchen Sitzungen ist ja auch ein wichtiger Punkt – allerdings zieht das nicht bei Tablet-PCs. Die haben nämlich die gleichen Abmessungen wie die gedruckten unterlagen und man hat sie genauso in der Hand bzw. vor sich auf dem Tisch liegen. An dem Punkt hat es jeder einzelne selber in der Hand, wie er die Atmosphäre gestaltet und welches Werkzeug er zum arbeiten bevorzugt.

Die Einführung eines solchen Systems ist immer noch nicht vom Rat beschlossen – erste Anläufe im letzten Jahr sind versandet. Die Verwaltung verweist dabei zu Recht darauf, dass auch die Geschäftsordnung des Rates geändert werden muss, der bisher nur „schriftliche Einladungen“ vorsieht. Der Schriftform kann zwar die elektronische Form entsprechen, nach §3a II VwVFG sowie §126a BGB setzt das aber eine qualifizierte Signatur voraus, was wiederum Hardware-Änderungen bei der Gemeinde voraussetzt. Davon abgesehen, dass ein einfacher Versand per Mail (zumindest bei den Nichtöffentlichen Teilen) in nicht-verschlüsselter Form ohnehin nicht in Frage kommt. Direkt auf ein Ratsinformationssystem zu setzen ist insofern mit weniger Aufwand verbunden.

Die Verwaltung regt an, dass seitens der Fraktionen nun ein Antrag erfolgt, mit dem zumindest schon einmal die Geschäftsordnung geändert wird. Ich möchte an diesem Punkt hoffen (nicht zuletzt, weil der Wahlkampf ja noch einige Zeit hin ist), dass jetzt kein Wettrennen stattfindet, wer den ersten Antrag stellt, um sich hinterher das Fraktionsübergreifend gewünschte Projekt auf die Fahnen zu schreiben (ich erinnere mit Augenzwinkern an den letzten Versuch, zu finden hier). Stattdessen werde ich gleich eine Mail an alle Fraktionsvorsitzenden schreiben und anregen, dass man sich interfraktionell – in Absprache mit der Verwaltung – auf einen Antrag einigt, um gemeinsam das gemeinsam gewünschte Projekt auf den Weg zu bringen.

Dabei möchte ich zum Abschluss noch auf die Gemeinde Jork verweisen (hier in einer PDF-Datei erwähnt), die ebenfalls den Schritt wagte und sich über erhebliche Einsparungen freut. Allerdings ist Jork für uns etwas besonderes, denn anders als Düren, ist Jork eine Gemeinde die etwa in der gleichen Liga spielt wie wir, was die Einwohner und den Verwaltungsaufwand angeht. Die Erfahrungen aus Jork wird man insofern besser auf Langerwehe übertragen können. Die Verwaltung hat das Dokument von mir erhalten mit der Bitte, dort Rücksprache zu nehmen und sich genaue Zahlen nennen zu lassen. Ggfs. fliesst das dann hier in die Diskussion auch noch mit ein. (Auf dem Foto im PDF sieht man übrigens das oben angesprochene negativ Beispiel: Köpfe hinter Laptops. Aber bitte nicht als Argument gegen das Ratsinformationssystem insgesamt, sondern nur als Argument pro Tablet-PCs).

Ich hoffe, mit dem Beitrag ein wenig weitere Informationen gegeben zu haben. Insbesondere hoffe ich, bei Bürgern dafür zu sorgen, dass man das System nicht als „technische Spielerei“ abtut, insbesondere auch nicht als weiteren Kostenfaktor. Ich werde darauf achten, dass wir verlässliche Zahlen dazu in den Diskussionen nutzen. Bei den Kollegen im Gemeinderat hoffe ich derweil, noch ein wenig mehr Akzeptanz hinsichtlich dieser Lösung zu erzielen – weiterhin kann jederzeit auf meinem iPad auch mal von Kollegen getestet werden. Und wer den Sprung wagt, ist jederzeit bei mir mit Fragen willkommen.